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予定(スケジュール)の立て方を改善して、サクっと仕事を終わらせる人になる

公開日:2015年10月6日 : 働き方

予定(スケジュール)の立て方を改善して、サクっと仕事を終わらせる人になる_アイキャッチ画像

仕事をしていて、こんな経験ってないですか?やることがたくさんあって、予定を詰めこんだのは良いが、結局全部終わるわけもなく、自己嫌悪に陥る…。

どれだけ気合いを入れて今日はがんばると決めても、やはり手持ちの時間は増えませんし、個人が持っている能力にも限りがあります。

どう予定を立てれば仕事をサクッと終わらせられるか?「ああ…また今日も終わらない(涙)」とならないように、記事にして考えをまとめてみました。

何かの参考になれば幸いです。

本当に必要なものに絞る

本当に必要なものに絞る_見出し

予定を立てる前に大事なことは、そもそもその予定(目的)が本当に必要なことなのか?ということです。あれもこれもでは、本当に達成すべきことに集中できません。

まずは、根本の所をまず考えてみます。今やっていること、予定に入れていることが、本当に必要か?確かめなければいけません。

必要なのものと、必要でないものが混在しており、それが今、本当にやるべきことを邪魔しているのではジャマイカ…。まあ、要するにそうゆうことです。(うまく流してね)

例えば、僕が毎日こんなことができたらいいなと思っていることを書き出すと、目の前の仕事、日々の雑務、本を読む、絵を描く、デザインする、ギターを練習する、文章を書く、プログラミングの勉強、ネットで情報収集をする、マンガを描く、デッサンをする、筋トレ、ランニング、掃除、英語の勉強、などなど。

こんなことを、毎日すべてやろうと思ったらどう考えても時間が足りません。一気に詰め込んでボトルネックに引っかかるみたいな現象を起こさないために、限られた時間の中で、何に投資していくのか、まずはじっくり考えます。

優先順位をつける

優先順位をつける_見出し

とにかくやろう。気の赴くままに。。で、僕はうまくいった試しがありません。(だいたいなんとなくで始めて後で後悔します…)

優先順位とは良く聞く言葉ですが、本当に優先順位をつけることが、大事だなと理解するまでには、何度も同じ失敗を繰り返して、結構長い時間がかかりました。(優先順位を決めることって意識しなくても自然にできている人もいると思いますが…)

優先順位の決め方には、色々なやり方があるんだと思いますが、僕がやっている方法は、目標から逆算する方法です。1ヶ月後、半年後、1年後に自分がどういう状態でいることが好ましいか?ということから考えていきます。

例えば、売上げ月40万程度、仕事の内訳は、(Web制作4割、クライアントサイト運営2割、運営サイト広告収入4割)、毎日本を読む時間、毎日絵を描く時間も確保する。

上記の状態に1年後なっているためには、毎月、毎週、毎日、優先して何をやっていけばいいのか?これを書き出していきます。1.で絞った項目を入れて、やるべきことを決定していきます。

自分の能力を把握する

自分の能力を把握する_見出し

ここは1番効果的なポイントです。これをしっかり実践したことで、今回の題目、『予定(スケジュール)の立て方を改善して、サクっと仕事を終わらせる人になる』が、僕は達成できるようになりました。

1日にできることには限りがあります。すべての人に、24時間平等に与えられていますが、実際のところは、食事、睡眠、身の回りのケア、雑務など生きていくことに必要な、必須でやるべきことがありますから、日々仕事や自分のために使える時間は、だいたい8〜12時間程度でしょうか?その中で、自分の能力でできることを予定しなくてはいけません。

僕が思う、予定を立ててもすべて終わらせられない1番の原因は、『自分の能力を正確に把握できていない』ことです。

なぜか自分は、1つの作業を完了するまでにどのくらい時間がかかるか?の判断が甘いです。(一般的にはどうなんでしょうか?)

例えば、仕事のメールをチェックして送る作業に30分の予定を立てていたとしても、実際の所、調べものをしたり、添付する資料が必要になったり、最後に2,3度見の校正をしたりで、予定を超えて1時間かかることもあります。

予定を立てる時に、使える時間一杯に詰め込んで、それぞれの時間を少しずつオーバーしてしまえば、目標を達成することはできません。

とにかく作業時間を計ろう!

この現象を解決するためには、各タスクに対して、それを完了するのに必要な時間を正確に知る必要があります。まずやることは、『日々の各タスクにかかる作業時間を計る』ことです。

とにかく、計ります。ストップウォッチでもいいですし、アプリや各種サービスがあるのでそれでもって自分の力を把握します。

僕はこの方法で、『この作業ならこのくらいの時間がかかる』ということがだいたい把握できたことで、予定が終わらないことが大幅に減りました。

時間計測・管理ツール『Toggl 』キャプチャ

最近よく使っているツールは、『Toggl』です。iPhoneアプリでもあるようなので、お試しあれ。(PC版はメールアドレスでの登録が必要です)
時間計測・管理ツール『Toggl 』

予定は時間とセットで書く!

予定は大体前の日の夜に適当な紙に書きます。付箋が多いですね。あまり綺麗ではなく恥ずかしいのですが、参考までに、こんな感じのです。
1日の予定を書くときに、横にその項目に必要な時間も書くことにしています。(みんな当たり前にやっていることだったらすいません…)

付箋スケジュール画像

時間を書くことは大切で、後で本当にその時間で作業が終わったが、振り返ることができるので、次に予定を立てる時に活かせます。

まとめ

予定を立てるのって楽しいですが、終わらないと嫌な気分になりますよね?きちんと終わらせる予定を立てられることで、それだけで一日を気分よく終わることができます。

また、日々目標をクリアして、達成感を感じ成長していくことは、仕事へのモチベーションにもつながります。

【予定(スケジュール)の立て方を改善して、サクっと仕事を終わらせる人になる】は普段自分が取り組んでいることの振り返りを記事にしてみましたが、何か参考になる点があれば嬉しく思います。

また今後、こういった考えをまとめた記事も書いていこうと思っていますので、よろしくお願いいたします。

それではまた!


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